Verfahren optimieren: Rollengerecht, ergonomisch und medienbruchfrei
Die Entwicklungen rund um den zeitgemäßen Arbeitsplatz machen auch vor Behörden nicht halt. Mitarbeiter wollen Geräte, Anwendungen und Werkzeuge, die sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Diese müssen auf die jeweilige Rolle und Position – ob Sachbearbeiter, Außendienstmitarbeiter oder Leiter – abgestimmt sein, um ein erfolgreiches und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.
Dazu gehört natürlich auch, Anwendern mit körperlichen Einschränkungen einen barrierefreien Zugang zur IT zur Verfügung zu stellen. Und ergonomisch soll der Arbeitsplatz sein: Standardverfahren müssen schnell und einfach abgearbeitet und in die elektronische Vorgangsbearbeitung oder den elektronischen Rechtsverkehr eingebunden, Akten und Vorgänge medienbruchfrei bearbeitet werden können. So werden Redundanzen vermieden und Verfahren optimiert. Gleichzeitig müssen nach wie vor die Vorschriften zur aktenmäßigen Schriftgutverwaltung beachtet werden. Das zu gewährleisten, stellt die Behörden-IT vor zahlreiche Herausforderungen.
Doch wie so oft ist die Umsetzung eines Vorhabens meist schwieriger, als es auf den ersten Blick aussieht. Denn die Einführung der E-Akte ist ein echter Paradigmenwechsel in der Verwaltungsarbeit: Vertraute Prozesse und Arbeitsabläufe ändern sich grundlegend. Damit am Ende sowohl Anwender als auch die Behörde selbst davon profitieren, müssen die Mitarbeiter von Anfang an in die Einführungsprojekte mit einbezogen werden.
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