Außerhalb des Rahmens?

Alle Informationen gebündelt an einem Ort

Die klassische Zusammenarbeit in der Behörde ist die formale Vorgangsbearbeitung: Dokumente durchlaufen bestimmte Bearbeitungsschritte. Zum einen regeln Fachverfahren die ordnungsgemäße Abarbeitung, zum anderen werden Umläufe („Gittermappen“) gestartet, deren Beteiligte und Abfolgen „ad hoc“ festgelegt und abgeändert werden.

​Der direkte Draht zur E-Akte

Doch Mitarbeiter arbeiten auch außerhalb dieses formalen Rahmens der Vorgangsbearbeitung oder der E-Akte zusammen – und das mit aktenrelevanten Ergebnissen. Für die gemeinsame Projektarbeit kann eine SharePoint-Seite eingerichtet werden, welche Dokumentenbibliotheken für die gemeinsame Bearbeitung, Kalender, Diskussionsforen, Ad-hoc-Workflows und einen Bereich für die Aktensicht enthält.

Die Computacenter-Lösung stellt dabei eine direkte Verbindung zur E-Akte her und macht es möglich, vorhandene Akten zu bearbeiten und gemeinsam erarbeitete Ergebnisdokumente jederzeit zu integrieren. Darüber hinaus ist die umfangreiche Suchfunktion von Sharepoint berücksichtigt: Eine Suche ist gleichzeitig im Akten- und im Kollaborationsbereich möglich.

Auch die Nutzung von SharePoint-Workflow-Funktionen ist möglich, so dass ein Umlauf im gewohnten SharePoint-Umfeld gestartet werden kann. Und mit SharePoint stehen zudem alle Möglichkeiten der direkten Kommunikation über Microsoft Lync zur Verfügung: Chat, Bildschirm teilen, Videokonferenzen u.v.m.