Alle Informationen gebündelt an einem Ort
Die klassische Zusammenarbeit in der Behörde ist die formale Vorgangsbearbeitung: Dokumente durchlaufen bestimmte Bearbeitungsschritte. Zum einen regeln Fachverfahren die ordnungsgemäße Abarbeitung, zum anderen werden Umläufe („Gittermappen“) gestartet, deren Beteiligte und Abfolgen „ad hoc“ festgelegt und abgeändert werden.
Der direkte Draht zur E-Akte
Doch Mitarbeiter arbeiten auch außerhalb dieses formalen Rahmens der Vorgangsbearbeitung oder der E-Akte zusammen – und das mit aktenrelevanten Ergebnissen. Für die gemeinsame Projektarbeit kann eine SharePoint-Seite eingerichtet werden, welche Dokumentenbibliotheken für die gemeinsame Bearbeitung, Kalender, Diskussionsforen, Ad-hoc-Workflows und einen Bereich für die Aktensicht enthält.
Die Computacenter-Lösung stellt dabei eine direkte Verbindung zur E-Akte her und macht es möglich, vorhandene Akten zu bearbeiten und gemeinsam erarbeitete Ergebnisdokumente jederzeit zu integrieren. Darüber hinaus ist die umfangreiche Suchfunktion von Sharepoint berücksichtigt: Eine Suche ist gleichzeitig im Akten- und im Kollaborationsbereich möglich.
Auch die Nutzung von SharePoint-Workflow-Funktionen ist möglich, so dass ein Umlauf im gewohnten SharePoint-Umfeld gestartet werden kann. Und mit SharePoint stehen zudem alle Möglichkeiten der direkten Kommunikation über Microsoft Lync zur Verfügung: Chat, Bildschirm teilen, Videokonferenzen u.v.m.