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Behörden versus Unternehmen?

Öffentliche Auftraggeber - Experteninterview

    Behörden versus Unternehmen?

12/03/2015

Aktuelle IT-Trends und die besonderen Herausforderungen der öffentlichen Auftraggeber

Behörden versus Unternehmen? Sind die beiden Welten wirklich so verschieden?

Dr. Carsten Jürgens: "Behörden und Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung stehen grundsätzlich vor sehr ähnlichen Herausforderungen wie Unternehmen – es geht immer mehr darum, Prozesse effizienter zu machen und die Beschäftigten so mit Geräten und Anwendungen auszustatten, dass sie möglichst mobil und flexibel und vor allem bedarfsgerecht ihre jeweilige Tätigkeit ausführen können. Was die Evolutionsstufe der IT betrifft, geht es seit 2012 sehr deutlich weg vom Internet-PC. Die Themen Social, Mobile, Analytics bzw. Big Data und Cloud geben den Ton an. Auch öffentliche Einrichtungen müssen hier über kurz oder lang mitziehen. Denn auch ihre „Kunden“ – und das sind in diesem Fall ja meist Bürger oder Unternehmen – haben sich in ihrem Kommunikationsverhalten und in ihrer Erwartung an bürgernahe Services verändert."

Vor welchen Herausforderungen stehen Behörden derzeit, wenn es um ihre IT geht?

Dr. Carsten Jürgens: "Bei der öffentlichen Hand stehen die Haushalte unter massivem Konsolidierungsdruck. Das Budget ist knapp, aber die Anforderungen an die Behörden und ihre IT werden dadurch ja nicht geringer. Das Gegenteil ist der Fall. Ein Beispiel? Im Zuge des neuen E-Government-Gesetzes müssen Behörden eine Reihe an inhaltlichen und terminlichen Vorgaben erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Einführung der E-Akte, die Nutzung des neuen Personalausweises und der De-Mail. Wachsende fachliche Anforderungen, beispielsweise im Umgang mit Cybercrime, und die Handhabung von Bilddaten verschärfen die Lage zusätzlich."

Das Thema mobiles Arbeiten macht selbstverständlich auch nicht vor der Tür einer Behörde halt. Außendienstbeschäftigte wie etwa Gerichtsvollzieher, Polizisten, Führungskräfte, Staatssekretäre oder Minister möchten ihr Mobilgerät genauso für die Arbeit nutzen wie ein Unternehmensmitarbeiter. Und in vielen Szenarien ist dies durchaus sinnvoll. Damit hat das Thema Mobile Device Management auch in der Öffentlichen Verwaltung Einzug gehalten, um nur ein Beispiel zu nennen. Auf der anderen Seite erwarten auch die Bürger im Zeitalter der Digitalisierung neue Dienstleistungen, die von der jeweiligen IT-Infrastruktur abgebildet werden müssen. Der Zusatzbedarf ist zudem schwierig prognostizierbar und auch nicht konstant. Das macht es den öffentlichen Einrichtungen so schwer, mit dem begrenzten Budget genau diese Bedarfe zeitnah abzudecken. Die demografische Entwicklung und das damit steigende Durchschnittsalter der Beschäftigten in den IT-Abteilungen verschärft die Problematik zusätzlich.

Was macht die Öffentliche Verwaltung in Bezug auf IT und Informationsmanagement so besonders?

Dr. Carsten Jürgens: "Wir betreuen Kunden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Hierbei darf man sich ein Land ähnlich einem Konzern vorstellen.

Neben der Gewährleistung, dass auch ein Verwaltungsarbeitsplatz zeitgemäß sein muss, spielt die IT-Sicherheit gerade im behördlichen Umfeld eine ganz zentrale Rolle, da oftmals mit hochsensiblen, personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Für Cyberkriminelle sind die Datenbanken öffentlicher Einrichtungen deshalb ausgesprochen verlockend. Des Weiteren haben die Enthüllungen von Edward Snowden sehr deutlich gezeigt, dass nicht nur Unternehmen, sondern auch öffentliche Einrichtungen das Ziel von staatlich organisierten Abhörangriffen sind. Herkömmliche Schutzmechanismen für den Einsatz mobiler Geräte und die Sicherung der IT-Infrastruktur reichen hier also nicht mehr aus. Öffentliche Einrichtungen brauchen Expertenwissen zur Detektion innerhalb der eigenen Infrastruktur und eben auch zur Bewertung der Vorgänge.

Weitere wichtige Kriterien sind Transparenz bei der Schriftgutverwaltung und Archivierung in Behörden. Und hier stehen gerade öffentliche Einrichtungen vor der nächsten Hürde. Traditionelle, papierbasierte Schriftgutverwaltung passt nicht mehr zu den modernen elektronischen und mobilen Arbeitsmethoden. Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit bildet traditionsgemäß den Kern der rechtsstaatlichen Behördenkultur. Und auch nur so wird Verwaltungshandeln wirklich transparent. Das Bild, das der Schriftgutverwaltung anhaftet, ist aber nach wie vor verstaubt. Es reicht also nicht, einfach nur mobile und intuitiv bedienbare Lösungen bereitzustellen. Vielmehr müssen diese auch den besonderen Anforderungen genügen, die über Compliance-Vorgaben in Unternehmen meist deutlich hinausgehen."

Bei der öffentlichen Hand stehen die Haushalte unter massivem Konsolidierungsdruck. Wachsende fachliche Anforderungen, beispielsweise im Umgang mit Cybercrime, und die Handhabung von Bilddaten verschärfen die Lage zusätzlich.

Wir betreuen Kunden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Hierbei darf man sich ein Land ähnlich einem Konzern vorstellen.



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